Privacyverklaring en verwerkersafspraken WordGuide

WordGuide respecteert ieders privacy en privacy rechten, zoals bepaald door de Algemene verordening persoonsgegevens (AVG). In dit document wordt uiteengezet welke persoonsgegevens door WordGuide worden verwerkt en hoe en hoe lang deze worden bewaard. Verder wordt toegelicht waarom en op welke wettelijke grondslag dit gebeurt en hoe u beroep kunt doen op uw privacy rechten.

Wat zijn persoonsgegevens?

Onder persoonsgegevens wordt begrepen alle gegevens aangaande een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Voor de AVG zijn gegevens van overleden personen of van organisaties geen persoonsgegevens. Verder maakt de AVG onderscheid tussen direct identificeerbare gegevens (NAW-gegevens) en indirect identificeerbare gegevens (bv. Burgerservicenummer, IP-adres).

Tenslotte maakt de AVG ook onderscheid tussen:

  • Gewone persoonsgegevens, zoals uw volledige naam, adres- en contactgegevens.
  • Bijzondere persoonsgegevens, zoals genetische of medische gegevens, gegevens over ras of etniciteit, politieke opvattingen, Burgerservicenummer, enz.
  • Strafrechtelijke persoonsgegevens, zoals gegevens over strafrechtelijke veroordelingen.

Welke persoonsgegevens verwerkt WordGuide?

WordGuide verzamelt niet actief persoonsgegevens en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het aanbieden van (beëdigde) tolk-, vertaal-, revisie- of copywritingwerkzaamheden en/of omdat u uw persoonsgegevens hebt verstrekt. Dit kunnen gewone persoonsgegevens zijn, en in het geval van beëdigde vertalingen, bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens.

Wat zijn de doeleinden en de wettelijke grondslag van de verwerking van persoonsgegevens?

De wettelijke grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens wordt gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst met WordGuide en/of op het nakomen van een wettelijke verplichting. Uw persoonsgegevens worden uitsluitend voor de volgende doeleinden verwerkt:

  • Het opstellen van offertes van (beëdigde) tolk-, vertaal-, revisie- en copywritingwerkzaamheden.
  • Het uitvoeren en leveren van (beëdigde) tolk-, vertaal-, revisie- en copywritingwerkzaamheden.
  • Het factureren van en verwerken van betalingen voor (beëdigde) tolk-, vertaal-, revisie- en copywritingwerkzaamheden.
  • Het communiceren met de opdrachtgever ten behoeve van het uitvoeren van

(beëdigde) tolk-, vertaal-, revisie- en copywritingwerkzaamheden of voor het stellen dan wel beantwoorden van vragen over dergelijke werkzaamheden of de facturatie daarvan.

  • Het in kennis stellen van wijzigingen in algemene voorwaarden, tarieven, producten en/of diensten.
  • Het nakomen van wettelijke verplichtingen, waaronder maar niet uitsluitend de wettelijke bewaartermijn van administratie voor de Nederlandse Belastingdienst.

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

WordGuide bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven beschreven doeleinden, tenzij dit nodig is voor het nakomen van een wettelijke verplichting.

De bewaartermijnen van WordGuide zijn als volgt:

  • Gewone persoonsgegevens worden zeven jaar bewaard.
  • Bijzondere persoonsgegevens worden één jaar bewaard.
  • Strafrechtelijke persoonsgegevens worden drie maanden bewaard.

WordGuide is door de Nederlandse belastingdienst verplicht de administratie minimaal zeven jaar te bewaren, waaronder gewone persoonsgegevens die voor de administratie worden verwerkt (bijvoorbeeld aan u gerichte facturen). Gezien de aard van bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens hanteert WordGuide een zo kort mogelijke bewaartermijn. In een afweging tussen de praktische noodzaak geleverde (beëdigde) vertalingen te bewaren, bijvoorbeeld om een vervangend exemplaar van een beëdigde vertaling te kunnen verstrekken, en de belangen en risico’s voor de betrokken persoon is er gekozen voor bovenstaande bewaartermijnen. U kunt desgewenst schriftelijk toestemming geven voor een langere bewaartermijn.

Hoe worden persoonsgegevens bewaard?

Persoonsgegevens worden opgeslagen op servers die zich binnen de EER bevinden.

Hoe worden persoonsgegevens beveiligd?

WordGuide neemt alle passende en redelijke maatregelen om uw privacy, en uw persoonsgegevens in het bijzonder, te beschermen. Overeenkomstig de Algemene voorwaarden van WordGuide en de gangbare praktijk van zelfstandige tolken en vertalers worden uw gegevens strikt vertrouwelijk behandeld. Medewerkers en vertrouwde externe

partijen, voor zover van toepassing, zijn op de hoogte van de verplichtingen en verantwoordelijkheden onder de AVG en zorgen ervoor aan de AVG te voldoen. WordGuide werkt de cyberbeveiliging van pc’s, laptops, smartphones, browsers en software regelmatig bij en maakt gebruik van alle gebruikelijke beveiligingsmaatregelen, waaronder recente antivirussoftware en firewalls. De toegang tot persoonsgegevens is afgeschermd met een wachtwoord. Papieren uitdraaien worden na gebruik direct vernietigd.

Worden persoonsgegevens openbaar gemaakt?

In beginsel maakt WordGuide uw persoonsgegevens nooit openbaar en deelt deze niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is om te voldoen aan een geldig juridisch verzoek van overheidsinstanties, wetshandhavingsdiensten of een rechtelijk bevel of anderszins verplicht is persoonsgegevens te delen om

te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving. Indien hiertoe gerechtigd, stelt WordGuide u zo snel mogelijk in kennis van deze openbaarmaking.

Hoe kan ik beroep doen op mijn privacy rechten?

Onder de AVG hebt u het recht op dataportabiliteit en het recht op inzage, verwijdering, rectificatie en aanvulling van uw persoonsgegevens. U hebt ook het recht bezwaar te maken tegen gegevensverwerking of gegevensverwerking te beperken. Indien gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen, kunt u mogelijk geen bezwaar maken. U kunt deze en andere verzoeken waar u mogelijk recht op hebt, richten aan info@wordguide.nl.

Om er zeker van te zijn dat u zelf het verzoek hebt gedaan, vraagt WordGuide dat u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek meestuurt. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort of identiteitskaart), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. U kunt hiervoor gebruik maken van de KopieID-app van de Rijksoverheid (https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/veilige-kopie-identiteitsbewijs).

WordGuide reageert zo spoedig mogelijk, doch binnen één maand.

U hebt het recht een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder voor

gegevensbescherming, namelijk de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor de volgende link gebruiken: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteitpersoonsgegevens/tip-ons

Tot slot

Indien u vragen, zorgen of klachten hebt over deze privacyverklaring, kunt op ieder moment contact op nemen via info@wordguide.nl.

Deze privacyverklaring treedt in werking op 1 maart 2021 en wordt op verzoek verstrekt aan klanten van WordGuide. Indien nodig worden deze klanten schriftelijk in kennis gesteld van eventuele wijzigen in deze privacyverklaring.

KvK-nummer: 81208553

BTW-nummer: NL003541222B74

Rekeningnummer: NL19 KNAB 0604627238